Il sistema OCR è istruito per convertire un testo dattiloscritto nei caratteri che più sembrano somigliare, e ovviamente più l’immagine è nitida, migliore sarà il risultato. Ma l’OCR non è in grado di “leggere” un testo, dargli un senso compiuto e completare quindi da solo un eventuale carattere mancante o sfocato. Di quello se ne occuperà poi il trascrittore, che manualmente andrà a integrare laddove l’OCR non è riuscito ad arrivare.

Tutti i manoscritti redatti prima dell’avvento della macchina da scrivere devono essere letti e trascritti manualmente, e non c’è software che possa aiutarci. Al momento, Austria, Svizzera, Germania, Grecia, Spagna, Finlandia, Francia e Regno Unito stanno collaborando alla realizzazione di un software – Transkribus – che, opportunamente istruito, può riconoscere la grafia di un manoscritto e proseguire automaticamente al riconoscimento dei caratteri. A oggi con un margine d’errore del 3,5% circa.